業務マニュアル整備コンサルティング|人事評価制度運用でお困りなら、人材育成のコンサルタント『株式会社Office REVO』にお任せください。

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なぜ業務マニュアルが必要なのか
「ウチは小さな企業だから、業務マニュアルなんて必要ない」。
そんな風に考えてはいませんか?
実は、小さな企業にこそ、業務マニュアルの整備が求められているのです。

これまで多くの企業において、新人に対する業務教育の場面を見てまいりました。
たいていの企業では、パソコンなどを使用しながら先輩社員が実際の作業内容を見せ、説明を加える。新人はその様子を逐一確認しながら、手持ちのノートに急いでメモを書き留める。
そんな光景が繰り広げられていました。
さて、一通りの伝達が終了し、今度は新人が一人でやってみようとするのですが、やはり自作の「即席マニュアル」では内容が不十分で、どうにもうまくいきません。
結果、再度先輩が自分の作業をストップし、質問に答えることになります。
このように、「口承」による教育は、伝え手・受け手の双方に多大なる時間を浪費させるばかりか、その精度も低くなってしまうことが多いのです。

社員の入れ替わりが少ない企業においては、このような問題はなかなか表出しにくいかもしれません。
しかし、長く一つの仕事を任せっきりにしていた社員がいなくなったとき、その後の状況はより深刻なものになります。
引継ぎを行っていたつもりでも、イレギュラーな事態に対応できなかったり、実際に取り掛かってみると、細かい部分が全く分からなかったりして、前任者が経験的に行えていた部分が、その組織からは完全に失われてしまうのです。
また、マニュアルのない小さな企業において、その業務を遂行できる社員が一人しかいないとなると、その人は休暇を取ることも許されず、結果的に多くの負担を背負い込むことになってしまいます。
ですから、明確なマニュアルを整備し、業務経験のない社員でも仕事を覚えられるようにしておくことは、社員一人ひとりの能力を効果的に引き出し、そのモチベーションを維持するためには欠かせない事項なのです。

さらに、組織内の業務を体系的に整理し、細かくマニュアルを用意することは、人事評価の基準に具体性を持たせ、社員の適性を見極めやすくしてくれます。
業務マニュアルは、現場のみならず、経営者側にとっても大きな役割を果たしてくれるということですね。
このように考えてみると、全ての組織にとって、業務マニュアルは「あれば便利」といったレベルのものではなく、「必要不可欠なもの」なのだとご理解いただけることでしょう。
まだ業務マニュアルをお持ちでないという企業の皆様には、早急に作成を進めていただきたいと考えます。

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業務マニュアル整備は業務改善の宝庫
さまざまな効果が期待できる業務マニュアルの整備ですが、「業務改善」という面でも大きな役割を果たしてくれます。

まずは当然、マニュアルがあることによって、「教える側」の手間が省けますよね。
また、仕事を覚える側としても、教育係の「伝え方」に関係なく公平に学ぶことができますから、抜け漏れのない正確な業務内容の習得が可能です。
これによって、組織全体のスキルが共有され、「業務の質」を高いレベルで確保できるようになるのです。

また、業務マニュアル作成の過程で、これまで何となく続けてきた「業務のムダ」が表出してくることも期待できます。
日本に存在する多くの企業において、いまだ「前例踏襲主義」的な考え方は色濃く残っています。
「これまでもずっとこのやり方だったから」、「前任者から、こうするようにと指示を受けたから」という理由だけで、明確な根拠のないままに受け継がれている業務ステップが、どの組織にも少なからず残っているはずです。
口承のみでは気付かなくとも、明文化の過程において、「必要性が分からない」作業が見付かる可能性は高いでしょう。
そのような作業を一度全体で検討・整理し、なくしても問題ないのであれば、どんどんスクラップしていって良いのです。
小さな企業において、社員一人ひとりの労力は、全く無駄にできるものではないはずです。
「必要性のある作業」のみを効率的に行うことで、組織の能力は底上げされ、業務成果にもストレートに寄与していきます。
このように、業務マニュアルの作成は、組織の「現状把握」のためにも大変有効なのです。

さらに、業務マニュアルの整備は、ミスはもちろんのこと、「不正行為」の防止にもつながります。
口承での教育のみで業務を引き継いだ社員が、曖昧な部分を自己流にアレンジして行っていても、周囲はなかなか気付くことができません。
そういった日々の仕事における小さな「落とし穴」や「抜け道」が、いつしか大きな不祥事につながり、組織に対し取り返しのつかない打撃を与えるということが、少なくないのです。
ですから、具体的なマニュアルを整備し、各人員の権限や責任の所在をはっきりさせておくことは、健全な企業運営においても欠かすことができないものであると言えるでしょう。

確かに業務マニュアルの整備には、コストと時間が掛かります。
しかし、これを惜しむことなく実施することで、あなたの企業の価値は間違いなく上がるものと断言いたします。

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